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張家界舉辦會議注意事項
來源:張家界中國旅行社商務會議中心 | 作者:中旅會議 | 編輯:http://www.udietologa.com/
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    一、不宜將會議委托給沒有會議接待經驗的旅行社去接待。因為會議接待專業性較強,講究技巧,而旅行社只知道接待旅游團隊,不熟悉會議接待流程和特點,由旅行社導游、計調、經理去接待會議,勢必漏洞百出,而且籠罩著一種濃重的商業陰影和單純旅游的色彩,易造成上級主管單位與會議代表的不信任和反感。應選擇經驗豐富的專業會議會展公司接待為好。

    二、不宜將會議委托給一般業務員去接待。目前,在全國旅行社中,部門承包現象十分普遍。部門風險自擔,如出現大的債務糾紛,重大事故和嚴重質量問題時,旅行社法人代表可能會矢口否認,說他們社里根本就沒有這么一個人,是別人假冒,您與這個人簽的會議接待合同也因為沒有法人代表簽字或授權委托書而成為無效合同,致使主辦單位蒙受損失。

    三、注意選擇有一定規模的會議會展公司合作,若規模太小,在房價、訂返程票、用車、員工人手、資金實力、活動能力、保障措施等方面均受到限制,存在一定風險。

    四、選擇會議酒店,應選擇以接待會議為主,具有會議接待經驗的會議型酒店,這類酒店從硬件配置方面,適合開會要求,如有大小不等多個會議室,有各種會議會展設備、器材,從軟件方面考慮,他們的員工熟悉會議接待特點,容易溝通,樂意配合,同時酒店考慮到會議會展公司有長期大量的業務支持他們,更會盡心竭力。

    五、會后考察要辦意外險,不宜聽信已含責任險的騙人之詞,俗話說,行船駕車三分憂,旅游也有風險,為代表辦理意外險,能有效化解風險,可使主辦單位永立于不敗之地。責任險是旅行社為自己投保的一個險種,按有關保險法規,誰投資誰受益的原則,旅游者是無權享受這個險種的,國家旅游局也規定責任險投資人必須是旅行社,不能向旅游者收取,若承諾行程、合同中已含責任險純屬欺詐,更是違法。

    六、會議旅游所住酒店、用餐、用車、及導游均應比普通旅游團條件要好得多,應在同一檔次中安排最高標準,最好是根據會議特點設計的專門旅游行程。參會者一般都是當地的中上層人物,他們平時就習慣了尊寵,對旅途中的享受期望值較高。如果與普通旅游團標準無異,他們便會將組織者說的一無是處。
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